复盘居家办公会议成本,用NewBest智慧办公管理系统就够了！

Boss们，复工后想知道您的员工在居家办公期间开了多少会吗？会议成本算过吗？有研究表明，企业约3%的收入花费在了会议上。封控居家办公期间，企业几乎所有的工作内容都只能通过线上会议来沟通和推进，大量的会议更是无形中提升了企业会议成本的占比，因此在追求“会议”降本增效并将其可视化这件事上，是大多数企业都想要实现的目标之一。

 

我们先来看看会议成本是什么？会议成本是会议投资的总和，包括费用、时间、人力、物力。有公司发明了一个公式计算会议的成本：会议成本=2S×Q×T。其中：S是职工每小时平均工资的三倍(因为职工劳动产值一般比工资高出三倍左右);Q是参加会议的职工人数;T是开会时间(以小时为单位)。

 

因此在时间就是金钱、效率就是生命的当下，必须尽量缩短会议时间，减少不必要的时间浪费。NewBest的会议预约管理子系统，通过对会议预约的流程、对象、内容、资源、数据分析等会议进行统一管理，可以为不同层级的人员提供清晰的会议把控，从而提升会议组织效率，节约会议时间和资源成本，优化会议体验，提高会议效果。

 

高效组织会议 是节省时间成本的第一步

 

1.快速预约 提升会议组织效率  

 

居家期间，会议组织者可根据会议时间，使用内嵌在手机微信/钉钉等多平台的NewBest智慧办公会议预约管理系统，快速发起线上会议，自主选择会议时间、会议时长、会议对象即可完成会议邀请，支持在会前进行人员新增或删减、会议变更取消等操作。

 

当然，日常在办公室预约线下会议时，组织者在系统内可实时查看所有会议室的使用状态，预约成功后，指定会议室会自动锁定时间段，并在会议前数分钟做好会议资源智能准备，确保会议室使用不冲撞，设备使用清晰。

 

2.快速响应 组会进程清晰明了

 

参会人收到会议邀请后，在线同步反馈参会意愿，参会人如有多个会议撞时间系统会自动提醒，组织者可在系统内及时查看会议是否能够按时召开，省去了反复一一询问参会人是否有时间的沟通成本，加快会议组织者的开会效率。

 

3.及时提醒  会议贴身管家

 

会前15分钟系统会同步提醒所有参会人会议即将开始，请做好准备，提高会议准时开始的效率；根据预约的会议时间段，会议结束前5分钟系统会自动提醒所有人，可自主进行会议延迟或提前结束，提高整场会议的进行效率。

 

 

会议内容 是保证会议效率的重要一环

 

1.预传会议议程 聚焦会议重点

 

会议组织者在预约会议时，同步本次会议主要议程、项目背景等资料，让参会人提前了解会议目的，需要讨论哪些问题，提前准备好解决方案，省去组织者开会时花费大量时间宣讲会议内容时间，快速提高会议解决问题的效率。

 

2.后传会议纪要 事事有着落

 

本次会议解决了什么问题，后期如何分工执行，时间进度安排等会议结论与分工安排，会后会议组织者或会议秘书将会议纪要在线撰写完成后上传至本场会议，所有参会人可实时更新进度，同步推进业务继续前进。

 

3.跨时间会议串联  把握项目全周期

 

同一项目不同阶段的推进进程，新预约的会议可以与上次会议进行串联，方便所有参会人及时回顾上次会议结束后各负责人的执行分工和结果，快速把握项目进度，提高会议沟通和解决问题的效率。

 

会议数据汇总分析  成本管理决策升级

 

1.重点项目关注  解决路径全流程掌握

 

通过会议预约管理子系统的内容管理，高层或管理员可以对重点项目进度实时跟踪，解决路径、人员职责分工及完成情况、项目进度及成果的全生命周期管理，都能够通过大数据报表的形式导出和查询，便于项目复盘，不断提高工作效率。

 

 

2.会议数据汇总 会议成本一目了然

 

全集团或全公司的会议数据都会一一沉淀在NewBest智慧办公管理系统云平台，管理者可以随时调取选定时间段内的会议大数据，如某季度或某月的会议总数，会议类型，会议时长，参会人数等，掌握会议资源使用情况，为会议成本控制提供策略。

 

NewBest智慧办公管理系统中的会议预约管理子系统，通过“线上+线下”会议的多方位全流程覆盖管理，集软硬件系统于一体，为企业在降低会议成本、提供会议效率方面提供了强有力的支撑。